Ad

3 Tips Ampuh Menjadi Staf Administrasi Yang Handal

Penulis Herfia
Sponsor

Staf administrasi merupakan salah satu jabatan yang memegang peranan penting dalam kelangsungan aktivitas operasional di perusahaan.

Sebuah lembaga usaha, biasanya memiliki beberapa departement agar instansi tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Semakin besar suatu perusahaan, maka jumlah cabang dalam struktur organisasi akan mengikuti.

Terkadang, posisi jabatan staf administrasi seringkali di pandang sebelah mata. Mungkin karena rutinitas pekerjaan yang monoton, aspek gaji biasanya mengikuti standar UMR setempat, loading kerja cukup banyak dan butuh konsentrasi, atau bisa juga karena hal lainnya.

Namun pada beberapa perusahaan besar, sistem kerja staf administrasi di pecah lagi menjadi beberapa bagian. Sehingga, alur kerja dan tanggung jawab lebih jelas untuk masing-masing jabatan.

Pengertian Staf Administrasi

pengertian staf administrasi

Staf Administrasi adalah sebuah jabatan di suatu perusahaan / instansi / lembaga yang berada di bawah naungan departement operasional, bertugas untuk menjalankan perusahaan dalam segi administratifnya.

Pekerjaan opersional kantor pada umumnya di dominasi oleh wanita, karena kaum hawa di pandang cocok dalam memikul tanggung jawab administratif. Wanita cenderung memiliki sifat yang teliti dan senang dengan kearsipan. Namun, tidak menutup kemungkinan bagi laki - laki untuk menempati jabatan staf administrasi.

Perusahaan kecil yang bersifat non formal mungkin hanya memiliki satu staf admin umum yang mengurus segala administrasi kantor. Mulai dari arsip, surat menyurat, alat tulis kantor, pembayaran kantor dan kebutuhan konsumsi seperti air mineral.

Perusahaan formal berskala besar memiliki banyak staf administasi yang bertugas sesuai dengan deskripsi kerja masing-masing.

Contoh departement operasional yang membawahi beberapa posisi staf administrasi diantaranya :

  • Staf Kasir atau Teller
    Bertugas untuk mengurus administrasi yang berkaitan dengan pengeluaran dan penerimaan uang, serta mengurus semua arsip yang di butuhkan sebagai lampiran dalam transaksi tersebut.
  • Staf Keuangan atau Finance
    Bertugas untuk mengurus administrasi yang berkaitan dengan transaksi penerimaan dan pengeluaran uang yang bersifat non tunai, serta mengurus semua arsip yang di perlukan berkaitan dengan transaksi non tunai tersebut.
  • Staf Asuransi
    Mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan asuransi kendaraan, properti, atau jiwa, tergantung perusahaan tersebut bergerak dalam bidang apa.
  • Saf BPKB dan STNK
    Mengurus segala sesuaitu yang berkaitan dengan BPKN dan STNK kendaraan. Misalnya, input BPKB dan STNK, balik nama kendaraan, perpanjangan STNK.
  • Staf Customer Service atau Receptionist
    Melayani customer yang datang ke kantor atau melalui telepon. Menerima dan menyelesaikan pengaduan dari customer.
  • Staf Kelapa Operasional atau Operation Head
    Mengontrol dan memonitor unit kerja di bawahnya dan bertanggung jawab terhadap segala kegiatan operasional kantor.

Tugas Staf Administrasi

tugas staf administrasi

Tugas dari staf administrasi berbeda-beda sesuai dengan bidang administratif yang di pegang. Misalnya, antara staf keuangan dan staf BPKB kendaraan mempunyai tugas masing-masing. Walaupun pada prinsipnya mereka sama-sama staf admin yang bekerja di bagian departemen operasional.

Nah, kita dapat mengambil persamaan nya untuk tugas staf admin tersebut, diantaranya adalah :

  • Bekerja sesuai dengan standar operasioanal perusahaan yang berhubungan dengan administrasi.
  • Pekerjaan atau transaksi yang dilakukan harus tercatat dengan rapi.
  • Memiliki lampiran atas setiap pekerjaan atau transaksi tersebut.
  • Membuat laporan terhadap hasil pekerjaan baik secara harian, mingguan atau bulanan sesuai ketentuan perusahaan.
  • Melakukan tugas kearsipan dan rekap data yang baik.

Tugas dari staf admin sebenarnya tidak mudah, butuh kesabaran dan ketelitian yang tinggi. Hal ini untuk menghindari tingkat kesalahan dalam pekerjaan.

Keuntungan Menjadi Staf Administrasi

Mengincar jabatan sebagai staf administrasi mempunyai beberapa keuntungan yang tidak bisa di remehkan begitu saja. Bagi sebagian orang, jabatan ini banyak di cari, mugkin karena cocok dengan potensi mereka.

Berikut keuntungan menjadi staf admin :

  • Jam Kerja Pasti
    Jam datang dan pulang untuk staf admin sudah pasti diatur oleh kantor. Misalnya, jam kerja perusahaan dari 08.00 s.d 16.00, lewat dari jam tersebut di hitung sebagai lembur. Kamu bisa pulang tepat waktu atau mengambil lembur. Sisi baiknya, masih bisa berkumpul dengan keluarga setelah selesai bekerja dan jarang pulang malam.
  • Ada Perhitungan Lembur
    Staf administrasi yang masih bekerja setelah melewati jam pulang kantor biasanya dihitung sebagai lembur. Karyawan akan mendapat perhitungan lembur sesuai dengan ketentuan perusahaan.
  • Relatif Nyaman
    Admin lebih banyak melakukan pekerjaan di dalam kantor dengan ruangan ber-AC. Untuk kamu yang tidak suka kepanasan dan enggan bekerja di lapangan, bisa menjadi staf administrasi. Selain itu, kamu tidak akan di kejar target bulanan yang membuat pusing bagi sebagian orang. Relatif lebih nyaman bukan?
  • Resiko Relatif Kecil
    Bekerja di dalam ruangan akan meminimalisir resiko bahaya di jalanan. Hal ini berbeda dengan pekerja lapangan yang sehari-harinya di luar kantor.
  • Bonus
    Bonus merupakan hal yang umum di berikan kepada petugas operasional perusahaan. Biasanya akan diperoleh satu kali dalam setahun.

Bonus mungkin akan menjadi booster buat kamu, biasanya nilai bonus lebih besar daripada THR. Hanya di berikan oleh perusahaan besar.

Tips Menjadi Staf Administrasi

tips staf administrasi

Pada perusahaan besar, jabatan staf administrasi di hargai dengan lebih baik. Salah satunya dengan memberi jumlah gaji yang lebih besar dari UMR setempat. Hal ini dapat menjadi booster bagi para pelamar kerja untuk tidak memandang sebelah mata terhadap staf admin.

Berikut tips agar kamu bisa menjadi staf admin yang handal.

1. Kemampuan Komunikasi

Bukan hanya marketing, segi komunikasi juga dibutuhkan oleh staf administrasi. Contohnya jabatan customer service atau receptionis.

Jika kamu bekerja sebagai customer service, asah kemampuan komunikasi dan bahasa kamu, agar mampu menjalankan pekerjaan dengan mudah. Mulai dari bahasa yang digunakan, maupaun pemilihan kosa kata yang baik dan benar.

Selanjutnya kamu akan bekerja tanpa terbebani, mampu menangani customer, menerima telepon masuk dan menyelesaikan pengaduan dari nasabah.

2. Tenang Dalam Bekerja

Tenang dalam melakukan pekerjaan akan meminimalisir resiko kesalahan administrasi. Staf admin akan berurusan dengan dokumen dan proses inti dari bisnis perusahaan.

Kantor dapat berjalan dengan lancar karena adanya petugas administrasi menangani urusan perusahaan. Oleh karena itu, ketenangan akan membuat kamu fokus bekerja, konsentrasi meningkat dan ketelitian juga bertambah. Hasilnya, pekerjaan kamu akan cepat selesai tanpa adanya pendingan.

Tunjukan pada perusahaan bahwa kamu handal dalam hal administrasi.

3. Managemen Kesabaran

Staf administrasi tidak lepas dari pelayanan yang berhubungan dengan internal dan eksternal. Melakukan tugasnya sebagai staf admin sekaligus memenuhi permintaan dari divisi lain di dalam kantor dan dari customer.

Terkadang petugas lain meminta rincian dokumen, kita sebagai admin tentu harus memberi detail dokumen yang diminta. Belum lagi melayani customer sehari-hari atau melayani vendor perusahaan.

Benturan kepentingan akan selalu ada, tinggal bagaimana kita menyikapinya dengan baik. Perlu adanya latihan kesabaran jika dalam urusan pekerjaan.


Nah, itulah 3 Tips Untuk Menjadi Staf Administrasi Yang Handal. Apakah kamu tertarik untuk bekerja di bagian operasional? Disamping ada keuntungan, tentunya masih ada kelemahan. Seperti pekerjaan admin monoton, tidak ada sampingan atau sedikit lahan sampingan.

Semoga dapat bermanfaat untuk sahabat herfia.

Artikel Lainnya :

Sponsor